W dniu 1 kwiatnia 2020 roku wchodzą w zycie regulacje tzw. „tarczy antykryzysowej”. Poniżej prestawiamy jej założenia dotyczące skladek ZUS (wszystkie informacje pochodzą ze strony ZUS – www.zus.pl, uwzględniając zmiany wprowadzone tzw. „Tarczą 2.0”)

Kogo dotyczy?

1. zwolnienie z opłacenia  100%  należności za dany miesiąc dotyczy:

• osób wykonujących przed 1 kwietnia 2020 r. pozarolniczą działalność (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniach społecznych [1)  i opłacających składki wyłącznie na własne ubezpieczenia,

• płatników składek, którzy prowadzili działalność:

  • przed dniem 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r. zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 10 ubezpieczonych,

  • w okresie od 1 lutego do 29 lutego i na dzień 31 marca 2020 r. zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 10 ubezpieczonych,

  • w okresie od 1 marca do 31 marca i na dzień 30 kwietnia 2020 r. zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 10 ubezpieczonych.

Do liczby ubezpieczonych nie wlicza się  pracowników młodocianych.

• spółdzielni socjalnych zgłoszonych przed dniem 1 kwietnia 2020 r. jako płatnik składek w ZUS (bez względu na liczbę zatrudnianych osób),

• duchownych.

• 2. zwolnienie z opłacenia  50 % należności za dany miesiąc dotyczy:

  • płatników składek, którzy prowadzili działalność:

    • przed dniem 1 lutego 2020 r. i na dzień 29 lutego 2020 r. zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 50 ubezpieczonych,

    • w okresie od 1 lutego do 29 lutego i na dzień 31 marca 2020 r. zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 50 ubezpieczonych,

    • w okresie od 1 marca do 31 marca i na dzień 30 kwietnia 2020 r. zgłosili do ubezpieczeń mniej niż 50 ubezpieczonych.

Do liczby ubezpieczonych nie wlicza się  pracowników młodocianych.

Zwolnienie dotyczy składek nieopłaconych. Jeżeli ZUS rozpatrzy negatywnie Twój wniosek, będziesz musiał opłacić zaległe składki wraz z odsetkami.

Wypełniasz tylko blok danych, który Ciebie dotyczy.

Jakie musisz spełnić warunki, aby skorzystać ze wsparcia?

• Byłeś płatnikiem składek przed 1 kwietnia 2020 r. i zgłosiłeś do ubezpieczeń społecznych mniej niż 50 osób.

• Gdy jesteś spółdzielnią socjalną zgłoszoną jako płatnik składek przed 1 kwietnia 2020 r.

• Jesteś osobą duchowną.

• Wykonywałeś pozarolniczą działalność  przed 1 kwietnia 2020 r. i opłacałeś składki wyłącznie na własne ubezpieczenia i Twój przychód z działalności w pierwszym miesiącu, za który jest składany wniosek nie przekracza kwoty 15 681 zł., tj. 300% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia brutto za 2020 r.

• Musisz złożyć wniosek do ZUS do 30 czerwca 2020 r.

• Musisz złożyć dokumenty rozliczeniowe za okres marzec-maj 2020 r. do 30 czerwca 2020 r. chyba, że zgodnie z przepisami jesteś zwolniony z ich składania.

Ze zwolnienia ze składek nie skorzystają firmy, które znajdowały się w trudnej sytuacji w grudniu 2019 r. i nie regulowały należności, w tym składek pobieranych przez ZUS. Wynika to z regulacji UE.

Ze zwolnienia z opłacania składek nie skorzystają płatnicy, którzy korzystają z Ulgi na start. Przepisy Tarczy Antykryzysowej wskazują, że ze zwolnienia mogą skorzystać osoby prowadzące pozarolniczą działalność, które opłacają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, o których mowa w art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Osoby zwolnione przez 6 miesięcy z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne (czyli korzystające z tzw. ulgi na start) zgodnie z art. 8 ust. 6 pkt 1 nie są uznawane za osoby prowadzące pozarolniczą działalność w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych.

Co zyskasz?

• Zwolnienie z obowiązku opłacania należności z tytułu składek za okres marzec- maj 2020 r., znanych na dzień rozpatrzenia wniosku.

• Przepisy nie przewidują minimalnej i maksymalnej kwoty należności z tytułu składek, którą może objąć zwolnienie, za wyjątkiem osób prowadzących pozarolniczą  działalność i osób z nimi współpracujących oraz duchownych, dla których obejmuje wyłącznie składki od najniższej podstawy ich wymiaru.

Jak złożyć wniosek?

• Aby otrzymać zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek musisz złożyć do ZUS wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek (RDZ)  – do pobrania: WNIOSEK ( <– aby pobrać kliknij w napis)

• Wniosek o zwolnienie możesz przekazać:

  – drogą elektroniczną przez PUE ZUS –  do pobrania: INSTRUKCJA ( <– aby pobrać klikni w napis)

   – za pośrednictwem poczty,

  – osobiście w placówce ZUS – do skrzynki na dokumenty (bez kontaktu z pracownikiem ZUS).

  Do wniosku elektronicznego musisz załączyć informacje wymagane przez Komisję Europejską w związku z  udzielaną pomocą publiczną  –  ZAŁĄCZNIK (<– aby pobrać klikni w napis)

Informacja ZUS:

• W dni robocze (pn.- pt.) w godzinach 7 – 15 pod numerami telefonu:

  • 22 290 87 02,

  • 22 290 87 03,

• W dni robocze (pn.-pt) w godzinach 7-18 pod numerem ogólnopolskiej infolinii

        22 560 16 00 – wybierz „0” (połączysz się z konsultantem Centrum Obsługi Telefonicznej ZUS, a następnie            wybierz temat rozmowy 7 – wsparcie dla przedsiębiorców).

Od 1 lipca 2020 roku zmienia się sposób identyfikowania towarów poprzez odejście od stosowania PKWiU 2008 na rzecz unijnej Nomenklatury scalonej (CN).

Nomenklatura scalona (ang. Combined Nomenclature, CN) jest klasyfikacją europejską i podstawowym elementem Wspólnej Taryfy Celnej. Zgodnie z Nomenklaturą Scaloną klasyfikowane są towary w obrocie międzynarodowym, a nadzór nad tym sprawuje Komisja Europejska.

Kody CN są ośmiocyfrowym rozwinięciem Zharmonizowanego Systemu Określania i Kodowania Towarów (HS) opracowanego przez Światową Organizację Celną (WCO).

Nomenklatura Scalona nie obejmuje usług. Zatem identyfikacja usług w dalszym ciągu będzie opierała się o Polską Klasyfikacją Wyrobów i Usług (PKWiU). Jednakże, nie będzie brana pod uwagę wersja z roku 2008, ale zgodnie z jej najnowszą wersją z 2015 roku.

Co jeśli podatnik będzie miał wątpliwości jak dany towar zataryfikować? W takim przypadku można wystąpić z wnioskiem do organów podatkowych o wydanie interpretacji indywidualnej.

Mając na uwadze liczne zapytania dotyczące poprawności identyfikacji towarów, Ministerstwo Finansów wprowadza nową instytucję – Wiążącą Informację Stawkowa (WIS).

Wiążąca Informacja Stawkowa (WIS) jest kolejną instytucją, po Wiążącej Informacji Akcyzowej (WIA) oraz Wiążącej Informacji Taryfowej (WIT), która pozwoli na uzyskanie prawomocnej informacji dotyczącej stawki VAT, właściwej dla danego towaru i usługi.

Warto zaznaczyć, iż WIS może dotyczyć zarówno nadania kodu CN w odniesieniu do towarów, jak i nadania PKWIU 2015 zamiast PKWIU 2008 w odniesieniu do usług. Co ważne, uzyskanie WIS niesie za sobą wiele korzyści. Otóż wiążąca informacja stawkowa wydawana jest przez Dyrektora Administracji Skarbowej w postaci decyzji administracyjnej. Decyzja ta ma być zatem gwarancją prawidłowości zastosowania stawki VAT. Co więcej, w razie kontroli podatkowej ma za zadanie chronić podatnika w sytuacji zakwestionowania stawki VAT przez organ kontrolujący.

Co jest wymagane do wniosku?

Do złożenia wniosku o WIS należy przygotować:

• szczegółowy opis towaru lub usługi umożliwiający jego klasyfikację,

• w tym opis,

• fotografie,

• plany,

• schematy,

• katalogi,

• instrukcje,

• informacje od producenta,

• a także inne dokumenty, które mogą pomóc Krajowej Administracji Skarbowej w zaklasyfikowania towaru do odpowiedniej grupy.

Analogicznie jak WIA i WIT, nowa instytucja WIS również będzie dostępna publicznie. Wydane informacje w zakresie WIS będą zamieszane w Biuletynie Informacji Publicznej i dzięki temu skorzystać z nich będą mogli również inny podatnicy.

Przedsiębiorcy powinni się jednak pospieszyć, gdyż, co do zasady wiążące informacje stawkowe mają być wydawane w terminie trzech miesięcy od złożenia wniosku. Ustawodawca jednak przewiduje, iż w przypadku konieczności wykonania szczegółowych analiz, termin wydania decyzji może się wydłużyć.

Tabele  CN znajdują sie na: http://www.klasyfikacje.gofin.pl/cn2020/12,0.html

Obowiązkowy split payment stosowany jest wobec sprzedaży usług i towarów z załącznika nr 15 zyli m.in. tych, które dotychczas były rozliczane odwrotnym obciążeniem VAT.- od 1 listopada 2019 roku.

Dla kogo obowiązkowy split payment?

Obowiązkowe zastosowanie split payment wystąpi, gdy łącznie spełnione zostaną warunki:

• obowiązek podatkowy, dostawa towarów lub świadczenie usług oraz data wystawienia faktury przypada po 31 października 2019 roku,

• wartość brutto całej transakcji wynosi powyżej 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty,

• co najmniej jedna pozycja z faktury zawarta została w załączniku 15 znowelizowanej ustawy o VAT,

• sprzedawca oraz odbiorca są podatnikami (transakcja B2B, niezależnie czy nabywcą jest podatnik VAT czynny czy zwolniony).

W związku z wejściem obowiązkowego split payment czynni podatnicy VAT świadczący usługi lub dostarczający towary z załącznika nr 15 ustawy o VAT oraz ich nabywcy są zobowiązani do posiadania firmowego rachunku bankowego. Wynika to z faktu, że dla prywatnych rachunków bankowych (typu ROR) nie jest otwierany rachunek VAT oraz nie jest możliwe korzystanie z komunikatu przelewu do zastosowania split payment – więcej na ten temat mozna przeczytsć winformacji o tzw. „białek liście”

 Jeśli rozliczenie nastąpi w formie kompensaty, obowiązkowy split payment nie będzie miał zastosowania (art. 108a ust. 1d znowelizowanej ustawy o VAT). Tak więc jeśli faktura sprzedaży rozliczana jest kompensatą, nie ma obowiązku dodawania adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”.

Obowiązkowy split payment – rozliczenie u sprzedawcy

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży, która spełni łącznie cztery wyżej opisane warunki, będzie zobowiązany dodać adnotację „mechanizm podzielonej płatności” na wystawianej fakturze.
Jeżeli faktura sprzedaży zostanie wystawiona bez wymaganego oznaczenia, możliwe będzie jej skorygowanie za pomocą faktury korygującej dane formalne bądź zaniedbanie merytoryczne faktury może poprawić nabywca za pomocą noty korygującej. Czynność ta jest konieczna, jeśli sprzedawca chce uchronić się przed negatywnymi konsekwencjami.

Obowiązkowy split payment – rozliczenie u nabywcy

W przypadku otrzymania faktury z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” nabywca jest zobowiązany do uregulowania należności wynikającej z faktury w mechanizmie podzielonej płatności. Przy czym obowiązek uregulowania należności w tym mechanizmie dotyczyć będzie wyłącznie kwoty należności z tytułu nabycia towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Jeżeli tylko jedna pozycja z faktury będzie objęta mechanizmem podzielonej płatności, to nabywca może zdecydować, czy dobrowolnie ureguluje całą należność z zastosowaniem MPP, czy też tylko tę jedną pozycję objętą obowiązkowym MPP. Nie ma obowiązku regulowania w tym przypadku całej należności, stosując podzieloną płatność – jest to jednak rekomendowane.

Jeżeli nabywca nie otrzyma faktury z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”, to ma obowiązek zweryfikować, czy pozycje z otrzymanej faktury zawierają się w załączniku nr 15 ustawy o VAT. W przypadku stwierdzenia, że faktura zawiera chociażby jedną taką pozycję, to podatek VAT z niej wynikający nabywca będzie musiał zapłacić za pomocą MPP.

Jakie konsekwencje niesie obowiązkowy split payment?

Konsekwencje po stronie sprzedawcy

Jeżeli podatnik wystawi fakturę bez adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, to naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego Jednakże sankcja będzie naliczana wyłącznie od wartości podatku VAT przypadającej na dostawę towarów lub świadczenie usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.

Uniknięcie sankcji po stronie sprzedawcy (w przypadku wystawienia faktury sprzedaży bez stosownej adnotacji) będzie możliwe pod warunkiem, że nabywca ureguluje należność (w wartości odpowiadającej kwocie podatku z dostawy towarów lub świadczenia usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT) poprzez komunikat podzielonej płatności i nabywca zostanie o tym zaniedbaniu poinformowany w sposób dający mu szansę na uregulowanie płatności w MPP (np. mailowo lub otrzymując fakturę korygującą).
Jak wynika z uzasadnienia projektu do znowelizowanej ustawy o VAT:
„Jeżeli więc sprzedawca przez błąd nie oznaczy faktury koniecznym dopiskiem, wówczas będzie mógł naprawić swoje uchybienie i uniknąć sankcji. W tym celu powinien przede wszystkim poinformować nabywcę, że wystawił mu fakturę bez wymaganego oznaczenia, tak żeby przekazać mu brakującą na fakturze informację, że powinien zapłacić w podzielonej płatności. Informację tę sprzedawca może przekazać w dowolnej formie nabywcy, może to uczynić w dowolny sposób, nawet przed wystawieniem faktury korygującej, w interesie sprzedawcy leży bowiem, żeby nabywca miał szansę zrealizować płatność w mechanizmie podzielonej płatności”.

Konsekwencje po stronie nabywcy

Sankcje podatkowe grożą również nabywcy wymienionych towarów bądź usług z załącznika nr 15. Jeśli bowiem nabywca nie dokona płatności za pomocą MPP, to wówczas naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku wykazanego na fakturze, której będzie dotyczyć płatność (wynika z dodanego art. 108a ust. 7 ustawy o VAT). W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Jak wskazuje uzasadnienie nowelizowanej ustawy o VAT:

„Nabywca bowiem musi być zorientowany, co jest przedmiotem transakcji, to nabywca bowiem inicjuje płatność i odpowiada za wybór formy płatności. Nabywca nie może polegać więc wyłącznie na informacjach od sprzedawcy, który może chcieć uniknąć zapłacenia mu w podzielonej płatności, tylko musi samodzielnie analizować, jakie towary lub usługi nabył i czy wiążą się z tym dla niego określone obowiązki”.

Wspomniana sankcja nie będzie mieć zastosowania wobec podatnika, który nie dokona płatności w systemie podzielonej płatności, a do czego był zobowiązany (ureguluje należność za fakturę w inny sposób), jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczy całą kwotę podatku wynikającą z faktury. Warto w tej sytuacji spróbować uzyskać informację od sprzedawcy, że tę kwotę rozliczył w ewidencjach VAT i odprowadza od niej (faktury) podatek VAT.

Na gruncie podatku dochodowego również dla nabywcy wskazano negatywne konsekwencje uiszczenia płatności (mimo obowiązku) z pominięciem MPP. Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 3 i ust. 2 nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku, gdy kwota należności (dotycząca pozycji z załącznika nr 15 ustawy o VAT) zostanie opłacona z pominięciem MPP, to nabywca nie będzie mógł jej wprowadzić w koszty podatkowe. 

Wyksięgowanie wydatku z kosztów uzyskania przychodów w przypadku, gdy podatnik dokona płatności przelewem z pominięciem MPP, nie będzie konieczne, jeżeli złożył zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy w terminie trzech dni od dnia zlecenia przelewu.

Nowe możliwości regulowania płatności w MPP

W związku z nowelizacją ustawy o VAT od 1 listopada 2019 r. możliwe jest:

• dokonywanie jednym komunikatem przelewu zapłaty za więcej niż jedną fakturę, tzw. zbiorczej płatności;

• stosowanie mechanizmu podzielonej płatności do zaliczek wnoszonych przed wystawieniem faktury;

• przeznaczenie środków zgromadzonych na rachunku VAT dodatkowo na zapłatę zobowiązania z tytułu:

• podatku dochodowego od osób prawnych,

• podatku dochodowego od osób fizycznych,

• podatku akcyzowego,

• należności celnych,

• składek ZUS

• dotyczy również zapłaty odsetek za zwłokę oraz wszystkich dodatkowych zobowiązań ustalonych w podatku VAT.

ZAŁĄCZNIK 15  USTAWY O VAT – KLIKNIJ

Od 1 września 2019 r. dostępny jest jeden, bezpłatny i elektroniczny Wykaz podatników VAT, tzw. biała lista. Zawiera on, oprócz danych dotyczących imienia i nazwiska, nazwy, adresu, NIP, także numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR. Biała lista podatników ma ułatwić weryfikację kontrahentów, aby nie dochodziło do sytuacji, w której przedsiębiorca bierze udział w transakcjach ze znikającymi podatnikami VAT. Jednakże oprócz ułatwień w weryfikacji kontrahenta, ustawodawca nakłada na podatników obowiązek weryfikacji, czy numer rachunku bankowego sprzedawcy jest zgodny z białą listą i wskazuje, że tylko na takie konto nabywca powinien uiścić należność – obowiązek ten powstaje, gdy:

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

• sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT.

Weryfikacja rachunku bankowego powinna się odbyć w dniu, w którym planowane jest zlecenie przelewu. Dlatego też zlecana przez podatnika płatność przy wyżej wymienionych warunkach powinna zawsze odbywać się na rachunek bankowy sprzedawcy zawarty w wykazie. Jeśli nie – nabywca nie będzie miał prawa ujęcia kosztu w ewidencjach podatkowych i tym samym do obniżenia wartości przychodu (art. 22p ust. 1 pkt 2 nowelizacji ustawy o PIT).

Rachunki znajdujące się w Wykazie

W związku z pojawiającymi się wątpliwościami dotyczącymi danych zawartych w omawianym Wykazie Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej zamieściło komunikat dotyczący Wykazu podatników VAT. Ministerstwo Finansów podkreśliło w nim, że:

• do 31 grudnia 2019 r. korzystanie z Wykazu jest fakultatywne i nie rodzi konsekwencji,

• od 1 stycznia 2020 r. podatnicy będą mieli obowiązek zapłaty za faktury o wartości powyżej 15.000 zł na rachunek zamieszczony w Wykazie podatników VAT, jeżeli wystawca faktury będzie podatnikiem VAT czynnym.

Resort wskazał, że rachunki, które znajdują się w Wykazie podatników VAT, pobierane są z baz danych KAS. Są to numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (podawane przy zakładaniu firmy w urzędzie skarbowym – w przypadku spółki zarejestrowanej w KRS lub za pośrednictwem CEIDG – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej). W Wykazie tym nie znajdują się natomiast rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe (ROR).

W związku z tym podkreślono, że brak rachunku w Wykazie podatników VAT może oznaczać, że kontrahent korzysta w rozliczeniach firmowych z ROR lub nie zgłosił rachunku rozliczeniowego lub rachunku imiennego w SKOK w formularzu zgłoszeniowym CEIDG lub NIP.

Konsekwencje zapłaty na rachunki spoza Wykazu

Od 1 stycznia 2020 r. podatnicy będą mieli obowiązek zapłaty faktury o wartości powyżej 15.000 zł wystawionej przez podatnika VAT czynnego na rachunek zamieszczony w Wykazie podatników VAT. W przypadku zapłaty na inny rachunek, podatnik może odpowiadać solidarnie za zaległości sprzedawcy w VAT, a także nie będzie miał prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Przedsiębiorca będzie mógł uniknąć tych konsekwencji, jeżeli poinformuje urząd skarbowy (właściwy dla wystawcy faktury) w ciągu 3 dni o numerze rachunku spoza Wykazu, na który zlecił przelew. Podatnik nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości sprzedawcy w VAT również, gdy zapłaci na rachunek spoza Wykazu, ale zastosuje mechanizm podzielonej płatności.

Zdaniem Ministerstwa podatnik powinien sprawdzić w Wykazie, czy numery rachunków firmy zgłoszone w urzędzie skarbowym albo za pośrednictwem CEIDG są prawidłowe.

Brak rachunku w Wykazie

Ponadto resort poinformował, że w sytuacji gdy podatnik posiada rachunek rozliczeniowy, którego nie ma w Wykazie, a chciałby, żeby się tam znalazł, powinien:

• wpisać numer rachunku rozliczeniowego przy wypełnianiu formularza zmianowego w CEIDG,

• poinformować urząd skarbowy (właściwy ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8 (podmiot wpisany do KRS) lub NIP-2 (np. spółka cywilna) lub NIP-7 (osoba fizyczna niepodlegająca rejestracji w CEIDG).

Zgłoszenia aktualizacyjne NIP-8, NIP-2, NIP-7 składane są do właściwych urzędów skarbowych lub na adres skrzynki e-mailowej WykazPodatnikow@mf.gov.pl.

więcej informacji na: www.mf.gov.pl 

Zgodnie z obowiązującym od 2019 roku rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej osoba zatrudniająca pracowników zobowiązana jest archiwizować dokumenty dotyczące:

• ubiegania się o pracę;

• nawiązania stosunku pracy;

• przebiegu stosunku pracy;

• zakończenia stosunku pracy;

• odpowiedzialności porządkowej;

• ewidencji czasu pracy, w tym: różne wnioski pracownika (dotyczące np. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, korzystania z uprawnienia z art. 188 Kodeksu pracy, stosowania nietypowych rozkładów czasu pracy), dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, oddaniem dnia wolnego oraz zgody;

• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Zmiany dotyczące akt osobowych dotyczą nie tylko struktury teczek pracowników, lecz także dokumentów, jakie przechowywać należy w aktach. Od 2019 roku akta będą podzielona na cztery, a nie jak dotychczas trzy części. W dodatkowej części D należy gromadzić dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych mówią, że w poszczególnych częściach teczki pracownika powinny się znaleźć:

Część A – ubieganie się o zatrudnienie:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;

• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;

• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;

• potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

• z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,

• z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,

• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

• potwierdzenie poinformowania pracownika:

• o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

• o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

• o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,

• o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;

• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;

• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;

• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;

• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;

• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

• wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

• okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy);

• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;

• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;

• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;

• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C – zakończenie zatrudnienia

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;

• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;

• kopię wydanego świadectwa pracy;

• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;

• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D – odpowiedzialność porządkowa

• dokumenty takie jak odpisy zawiadomień o ukaraniu;

• inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Nowe asady prowadzenia akt osobowych umożliwiają przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej bądź elektronicznej. Obowiązek przechowywania teczek w wersji elektronicznej wynosi 10 lat. Jeśli pracodawca pozostanie jednak przy wersji tradycyjnej, w dalszym ciągu zobligowany będzie do archiwizacji dokumentów przez okres 50 lat.

Aby jednak skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt, należy złożyć w ZUS-ie odpowiednie dokumenty, czyli:

• przekazać oświadczenie (ZUS OSW),

• złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).

Co ważne, dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt osobowych się nie zmienia i w dalszym ciągu należy archiwizować je przez 50 lat.

UWAGA!

Powyższe składki ZUS na 2019 rok obowiązują jedynie tych przedsiębiorców, którzy w 2018 roku osiągnęli przychód wyższy od 63 tys. zł.

Jeśli Twoje przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 63 tys. zł, masz możliwość opłacania składek ZUS w obniżonej wysokości.

Od 1 stycznia 2019 roku istneje możliwość skorzystania z niższych składek ZUS przysługiwać będzie każdej małej firmie, której roczny przychód nie przekracza 30-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ustawa mówi o przychodzie osiągniętym przez firmę w roku poprzednim. Również dla ustalenia wartości samego limitu, brana będzie pod uwagę kwota minimalnej pensji obowiązującej w grudniu poprzedniego roku. W roku 2019 z niższych składek będą mogły zatem skorzystać te firmy, których roczny  przychód (osiągnięty w roku 2018) będzie nie wyższy niż kwota 63000 zł.

Ustawa nie określa miesięcznego limitu przychodu. Oznacza to, że dany przedsiębiorca może, w którymś z miesięcy, osiągnąć nawet 50 tys. zł przychodu. Istotne jest bowiem tylko to, aby nie przekroczyć granicznej kwoty ustalonej dla całego roku, tj. 63 tys. zł.

Składki uzależnione od wysokości przychodu będą preferencją przysługującą jedynie osobom fizycznym prowadzącym działalność gospodarczą oraz osobom współpracującym przy prowadzeniu takiej działalności. Z niższych składek nie skorzysta jednak osoba, która wykonuje działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności, w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywała (w ramach umowy o pracę) czynności wchodzące w zakres tej nowej działalności.

Aby w danym roku kalendarzowym móc skorzystać ze składek uzależnionych od przychodu, przedsiębiorca będzie musiał ponadto wykazać, że w poprzednim roku prowadził działalność gospodarczą przynajmniej przez okres 60 dni.

Zgodnie z nowymi przepisami, uzależnienie składek ZUS od przychodu dotyczyć będzie jedynie składek na ubezpieczenie społeczne oraz składki na Fundusz Pracy. Obniżka nie obejmie zaś składki zdrowotnej, która płacona będzie w normalnej wysokości.

Podstawę wymiaru składek w nowym systemie stanowić będzie średni miesięczny przychód przedsiębiorcy uzyskany w poprzednim roku, pomnożony przez ustalony w ustawie specjalny współczynnik.

Zgodnie z nowymi przepisami, składki wyliczane według wspomnianego wzoru nie mogą być niższe niż wysokość składek preferencyjnych (opłacanych przez nowych przedsiębiorców w okresie pierwszych dwóch lat prowadzenia działalności). Z kolei górną granicę składki liczonej od przychodu stanowi wartość normalnych składek ryczałtowych (patrz: tabele powyżej).

Składki ZUS uzależnione od przychodu nie będą przysługiwały bezterminowo – przywilej opłacania niższych składek przysługiwać będzie jedynie przez 36 miesięcy zawartych w okresie kolejnych 60 miesięcy. Oznacza to, że przedsiębiorca może opłacać składki ZUS od przychodu przez okres 3 lat, po czym traci prawo do korzystania z tego przywileju i zobligowany jest – przez okres kolejnych dwóch lat – do opłacania składek w normalnej wysokości. Ponowne uzależnienie składek ZUS od przychodu może nastąpić dopiero po upływie tych kolejnych 2 lat.

Podstawowe cechy jednoosobowej działalności gospodarczej to:

• cel zarobkowy – jest nastawiona na zysk,

•  charakter zorganizowany – np. wynajmowane są pomieszczenia do jej wykonywania,

• wykonywana w sposób ciągły – podejmowanie czynności w sposób ciągły, zmierzających do określonego celu, działania mają charakter powtarzalny,

• wykonywana jest we własnym imieniu i odpowiedzialność – nie jest zarządzana przez zewnętrzną osobę, podmiot.

• ponoszenie bezpośredniego ryzyka związanego z jej prowadzeniem.

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Działalność gospodarcza musi zostać zarejestrowana (z wyjątkami opisanymi poniżej).

Pierwszy krok do założenia działalności gospodarczej to należy wypełnienie formularzu CEIDG-1 na stronie ministerstwa lub e-PUAP. Prawidłowo wypełniony wniosek należy skutecznie złożyć– służą do tego cztery opcje:

• osobiście, w urzędzie miasta lub gminy,

• listem poleconym (poświadczonym notarialnie),

• elektronicznie, z użyciem bezpiecznego podpisu kwalifikowanego,

• elektronicznie, bez użycia bezpiecznego podpisu kwalifikowanego – e-PUAP.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – REGON i NIP

Kolejnymi ważnymi formalnościami są: zdobycie Numeru Regon oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej.

Jeżeli w momencie zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej, przyszły przedsiębiorca miał nadany wcześniej NIP, nie ulega on zmianie. Jeśli jednak w chwili składania druku rejestracyjnego CEIDG-1 nie posiada się NIPu, zostanie on nadany po rejestracji. NIP jest niezbędny do celów podatkowych. Z kolei numer REGON to podstawa w kontaktach z urzędem skarbowym czy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także przy okazji rozliczeń oraz zawierania umów.

Jednoosobowa działalność gospodarcza formy opodatkowania

Dochód z prowadzonej działalności gospodarczej, jak każdy inny podlega opodatkowaniu. Podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 należy się zdecydować na konkretną jego formę. Osoba fizyczna może wybrać (jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej) formy opodatkowania:

1. Opodatkowanie na zasadach ogólnych (według skali podatkowej 18% lub 32%) – opodatkowany jest dochód, czyli różnica pomiędzy osiągniętymi przychodami a kosztami uzyskania przychodu

2. Podatek liniowy- wartość podatku wynosi 19% i jest stała. Niezależnie od tego, jakie jednoosobowa działalność gospodarcza przynosi dochody, stawka podatku będzie zawsze taka sama.

3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – opodatkowanie jest jedynie od przychodu, którego nie można pomniejszyć o poniesione koszty uzyskania przychodu. Wybierając tę opcję, podatnik decyduje się na jedną z pięciu zasadniczych stawek: 3 %., 5,5 %, 8,5 %, 17 i 20 %. Stawka, jaką wybierze przedsiębiorca, zależy od rodzaju wykonywanej działalności.

4. Karta podatkowa – wysokość podatku nie ma nic wspólnego z dochodem osiąganym przez przedsiębiorcę. Wysokość stawek karty podatkowej jest ustalana indywidualnie z naczelnikiem urzędu skarbowego i zależy od wielu czynników, między innymi od liczby mieszkańców miejscowości, gdzie zarejestrowano działalność gospodarczą i rodzaju usług wykonywanych przez jednoosobową działalność gospodarczą. Pełną listę działalności, które mogą skorzystać z karty podatkowej można znaleźć w art. 23 ust. 1 Ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – składki ZUS

Zgłoszenie działalności gospodarczej na druku CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o rejestrację przedsiębiorcy jako płatnika składek do ZUS. Przedsiębiorca ma  7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej zgłosić siebie do ubezpieczeń. Do tego celu służy druk  ZUS ZUA (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko składka zdrowotna). Składki ZUS opłaca się do 10 dnia każdego miesiąca (jeżeli przedsiębiorca zatrudnia pracowników i od prowadza od wypłat potrącone składki –  do 15 dnia miesiąca).

Preferencje i zwolnienia w opłacaniu składek przy jednoosobowej działalności gospodarczej

• Przedsiębiorca zatrudniony z tytułu umowy o pracę który osiąga miesięczne oskładkowane wynagrodzenie równe lub wyższe niż minimalne w 2018 r. – 2100 zł brutto nie opłaca żadnych obowiązkowych składek na ubezpieczenie społeczne. Z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej ma obowiązek odprowadzać pełne ubezpieczenie zdrowotne

• Preferencje dla początkujących przedsiębiorców – przez pierwsze 24 miesiące, liczone od dnia rozpoczęcia jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca płaci tzw. „Mały ZUS”. Ulga nie przysługuje tym przedsiębiorcom, którzy w ramach swojej działalności świadczą te same usługi na rzecz byłego pracodawcy ( ograniczenie do 2 lat wstecz, przed rozpoczęciem działalności), którzy w okresie 60 miesięcy przed dniem rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej prowadziły już inną działalność gospodarczą w każdej formie – Jednoosobowo czy też w formie spółki cywilnej.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – licencje i konesje

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w podstawowym jej zakresie jest całkowicie bezpłatna. Występują w niektórych przypadkach dodatkowe opłaty. Związane są one z koniecznością uzyskania stosownych zezwoleń, licencji lub koncesji.

Zgodnie z przepisami koncesji wymaga działalność gospodarcza  w zakresie:

• poszukiwanie lub rozpoznawanie złóż kopalin, wydobywanie kopalin ze złóż, bezzbiornikowe magazynowanie substancji oraz składowanie odpadów w górotworze, w tym w podziemnych wyrobiskach górniczych;

• wytwarzanie i obrót materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym,

• wytwarzanie, przetwarzanie, magazynowanie, przesyłanie, dystrybucja i obrót paliwami i energią;

• ochrona osób i mienia;

• rozpowszechnianie programów radiowych i telewizyjnych;

• przewozy lotnicze.

Poza koncesjami w regulowaniu wykonywanej działalności gospodarczej występują licencje. Bezwzględnie są one wymagane w działalności gospodarczej w zakresie:

• wykonywanie usług transportu drogowego; wykonywanie przewozów kolejowych osób lub rzeczy oraz udostępniania pojazdów trakcyjnych;

• pośrednictwo w obrocie nieruchomościami i zarządzanie nieruchomościami,

• prowadzenie agencji pracy, agencji pracy tymczasowej, instytucji szkoleniowej dla bezrobotnych organizującej szkolenia za środki publiczne

Z uwagi na bezpieczeństwo społeczne ustawodawca przewidział szczególne przepisu dotyczące niektórych typów działalności gospodarczej.

Dziedziny należące do działalności regulowanej:

• prowadzenie: indywidualnej praktyki lekarskiej, indywidualnej specjalistycznej praktyki lekarskiej, grupowej praktyki lekarskiej, oraz kształcenie i kształcenie podyplomowe lekarzy i lekarzy dentystów;

• prowadzenie: indywidualnej praktyki pielęgniarek, położnych, indywidualnej specjalistycznej praktyki pielęgniarek, położnych albo grupowej praktyki pielęgniarek, położnych, a także kształcenie podyplomowe pielęgniarek i położnych;

• przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;

• organizacja wyścigów konnych

• wyrób i rozlew wyrobów winiarskich, napojów spirytusowych; wyrób, oczyszczanie, skażanie, odwadnianie alkoholu etylowego;

• usługi detektywistyczne;

• konfekcjonowanie i obrót środkami ochrony roślin;

• obrót materiałem siewnym;

• wytwarzanie i magazynowanie biokomponentów;

• prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców, pracowni psychologicznej dla instruktorów, egzaminatorów i kierowców. Organizowanie kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary niebezpieczne;

• działalność telekomunikacyjna;

• organizowanie imprez turystycznych oraz pośredniczenie na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych (nie na rzecz organizatorów turystyki legitymujących się stosownym wpisem na listę);

• świadczeniu usług turystycznych obejmujących: polowania wykonywane przez cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, polowania za granicą;

• prowadzenie kantoru;

• prowadzenie przedsiębiorstwa składowego (domu składowego)

• działalność pocztowa nie wymagająca zezwolenia;

• prowadzenie stacji kontroli pojazdów;

• organizacja profesjonalnego współzawodnictwa sportowego

Prowadzenie działalności gospodarczej bez obowiązku rejestracji w CEIDG

Przedsiębiorca nie musi rejestrować własnej działalności gospodarczej, kiedy:

• jest osobą fizyczną a przychody z prowadzonej działalności nie przekroczą w żadnym miesiącu 50 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia – w 2018 jest to 1050 zł,

• nie prowadził wcześniej działalności gospodarczej albo prowadził ją, ale przed 30 kwietnia 2017 roku jego firma została wykreślona z ewidencji przedsiębiorców.

Działalność gospodarcza wyłączona z obowiązku rejestracji w CEIDG.

Poza działalnością gospodarczą nierejestrową, istnieją pewne obszary z nią związane, które można wykonywać bez rejestracji.

Działalność gospodarcza wyłączona z obowiązku rejestracji:

• działalność gospodarcza w zakresie agroturystyki

• produkcja wina przez rolników

• rolniczy handel detaliczny

Aby ułatwić zakładnaie działalności gospodarczej, Krajowa Izba Doradców Podatkowych zorganiziwała ogolnopolską akcję „START BIZNES” – nasze Biuro bierze w niej udział. O szczególach można się dowiedzieć na: http://www.startbiznesdp.pl