Kasa fiskalna w firmie – najważniejsze informacje

Którzy przedsębiorcy powinni posiadać kasę fisklaną? Kto jest zwolniony z jej posuadania? Jak można wprowadzić kasę fiskalną i jak ją zarejestrować? Kiedy można skorzystać z ulgi na zakup kasy?

Obowiązek posiadania kasy rejestrującej wynka z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Obejmuje on każdego przedsiębiorcę dokonującego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nbieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych – bez względu na to, czy jest czynnym podatnikiem VAT czy podlega zwolnieniu.

 

 

Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Rozporządzenia w sprawie zwolnień z kas rejestrujących z dnia 16.12.2016 roku wskazuje rodzaje działalności gospodarczej, które w chwili dokonywania pierwszej sprzedaży na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych są zobowiązane do posiadania kasy fiskalnej – zgodnie z par.4 rozporządzenia:

1) Są to dostawy:

  1. gazu płynnego,

  2. części do silników (PKWiU 28.11.4),

  3. silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1),

  4. nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1),

  5. przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2),

  6. części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0),

  7. części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0),

  8. silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3),

  9. sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90),

  10. sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1),

  11. wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,

  12. zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,

  13. wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU,

  14. wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez względu na symbol PKWiU, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,

  15. perfum i wód toaletowych (PKWiU 20.42.11.0), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów

 z wyjątkiem dostawy, o której mowa w lit. b-l, będącej dostawą towarów, o której mowa w poz. 36 załącznika do rozporządzenia.

2) Świadczenie usług:

  1. przewozów pasażerskich w komunikacji samochodowej, z wyłączeniem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia,

  2. przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami,

  3. naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów (w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania),

  4. w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,

  5. w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,

  6. w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, wyłączeniem usług świadczonych przez osoby wymienione w poz. 51 załącznika do rozporządzenia,

  7. prawniczych, z wyłączeniem usług określonych w poz. 28 załącznika do rozporządzenia,

  8. doradztwa podatkowego,

  9. związanych z wyżywieniem (PKWiU 56), wyłącznie:

    • – świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz

    • – usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (katering),

  10. fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

Należy jednak podkreślić, że pkt. 2 nie stosuje się do świadczenia usług:

  • zgodnie z warunkami określonymi w poz. 36 załącznika do rozporządzenia przez podatnika, o którym mowa w art. 8 ust. 2a ustawy;

  • o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f−h, jeżeli świadczenie tych usług zgodnie z warunkami określonymi w poz. 39 załącznika do rozporządzenia ma miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków;

  • o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. f, zgodnie z warunkami określonymi w poz. 51 załącznika do rozporządzenia;

  • o których mowa w ust. 1 pkt 2 lit. i, na pokładach samolotów lub w sposób określony w poz. 46 załącznika do rozporządzenia.


Zwolnienie z posiadania kasy

Najważniejsze grupy zwolnień :

  1. zwolnienie ze względu na limit obrotów – 20.000 zł

Niektórzy z przedsiębiorców, mimo prowadzenia sprzedaży na rzecz osób prywatnych, mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej ze względu na nieprzekroczony limit obrotów. Z obowiązku posiadania kasy fiskalnej zwolnieni SA podatnicy, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20.000 zł. W przypadku rozpoczęcia działalności w trakcie roku limit ustala się w sposób proporcjonalny.

Zwolnienie to nie dotyczy sytuacji opisanych w punkcie „Bezwzględny obowiązek posiadania kasy fiskalnej”

 

  1. zwolnienie dla sprzedaży wysyłkowej

Jeżeli sprzedaż wysyłkowa na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych nie obejmuje towarów określonych w par. 4, przedsiębiorca może skorzystać ze zwolnienia, o którym mowa w poz. 38 załącznika do rozporządzenia. Zgodnie z jego treścią zwolnieniu  kasy podlega dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest on członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

 

  1. zwolnienie dla sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Przedsiębiorca, dokonujący sprzedaży środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (o ile składniki te nie zostały wskazane w par. 4 rozporządzenia), nie musi posiadać na tę okoliczność kasy fiskalnej, jeżeli transakcja ta zostanie udokumentowana fakturą.


Amortyzacja kasy fiskalnej

Zakup kasy fiskalnej musi zostać odpowiednio udokumentowany (np. fakturą), aby mógł stanowić koszt uzyskania przychodu. Dokument ten stanowi podstawę księgowania. Sposób ewidencji faktury za zakup kasy rejestrującej zależy od jej wartości początkowej:

  • jeżeli wartość początkowa kasy fiskalnej nie przekracza kwoty 3.500 zł (netto – czynni podatnicy VAT, brutto – podmioty zwolnione z VAT), przedsiębiorca może zastosować dwa rozwiązania – ująć wydatek bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów lub wprowadzić do ewidencji środków trwałych i poddać jednorazowej amortyzacji;

  • jeżeli wartość początkowa kasy fiskalnej przekracza kwotę 3.500 zł (netto – czynni podatnicy VAT, brutto – podmioty zwolnione z VAT), podatnik jest zobligowany wprowadzić ją do ewidencji środków trwałych i amortyzować w czasie.


Zgłoszenie kasy fiskalnej

Zgłoszenie kasy fiskalnej składa się z kilku etapów:

  • etap I – zawiadomienie US o liczbie i miejscu używania kas

Jeszcze przed rozpoczęciem ewidencjonowania przy zastosowaniu kasy fiskalnej przedsiębiorca powinien złożyć odpowiednie zgłoszenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Pismo takie służy do określenia całkowitej liczby kas, które będą wykorzystywane w przedsiębiorstwie, oraz do wskazania miejsc – adresów – instalacji sprzętu.

  • etap II – fiskalizacja kasy

Fiskalizacja kasy jest niezbędna do rozpoczęcia wykorzystywania urządzenia w działalności. Jest to czynność jednorazowa, służąca zsynchronizowaniu pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy, a zakończona wydrukowaniem dobowego raportu fiskalnego. Proces ten należy przeprowadzić w takim terminie, aby w momencie utraty prawa do zwolnienia móc korzystać z urządzenia.  Fiskalizacji należy dokonywać w obecności serwisanta, który w przyszłości będzie odpowiedzialny za obsługę przedsiębiorcy. Taki fachowiec musi być wybrany z serwisu, za który jest odpowiedzialny krajowy producent kas albo importer lub też z innego serwisu, ale posiadającego autoryzację wspomnianego producenta lub importera. Po dokonaniu fiskalizacji zarówno przedsiębiorca, jak i serwisant są zobowiązania do dokonania zgłoszenia do urzędu skarbowego w terminie 7 dn

  • etap III – zgłoszenie kasy do US

Po fiskalizacji podatnik powinien ponownie skontaktować się z urzędem skarbowym w celu otrzymania numeru ewidencyjnego urządzenia. Zgłoszenie takie powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia fiskalizacji.

W tym samym terminie odpowiedniego zgłoszenia kasy fiskalnej do urzędu dokonuje serwisant, instalujący kasę. Po otrzymaniu odpowiednich dokumentów, naczelnik urzędu skarbowego nadaje kasie numer ewidencyjny. Jest to numer indywidualny, dotyczący wyłącznie jednego urządzenia i odpowiadającej mu książki kasy. Podatnik jest zobowiązany do umieszczenia go w sposób trwały na kasie.

Tylko przestrzeganie powyższych terminów i zasad instalowania kas fiskalnych uprawnia podatnika do skorzystania z ulgi na zakup kas.


Zwrot wydatków na zakup kasy

Podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90% jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Aby skorzystać ze zwrotu wydatków na zakup kasy fiskalnej, przedsiębiorcy muszą spełnić warunki, które zostały określone w rozporządzeniu w sprawie odliczania i zwrotu kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących:

  • podatnicy zobowiązani są do pisemnego zgłoszenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, w którym określona będzie liczba kas rejestrujących oraz adres ich użytkowania,

  • rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej nastąpi nie później niż w obowiązujących przedsiębiorcę terminach,

  • posiadanie dokumentu potwierdzającego zapłatę całej kwoty za kasę rejestrującą

Przedsiębiorcy, którzy zamierzają korzystać z kilku kas fiskalnych, nie mają obowiązku składania oddzielnych pism do urzędu skarbowego. Na jednym formularzu zgłoszeniowym wystarczy podać liczbę kas. Ważne jest natomiast, aby dokonać tego przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.

 

Status podatnika a zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej

  1. Czynny podatnik VAT – zwrot na zakup kasy rejestrującej ujmowany jest w deklaracji VAT za bieżący okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał), w którym nastąpiło ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy. Przepisy nie zabraniają rozliczenia w późniejszym czasie.

Jeżeli przedsiębiorca świadczy usługi taksówkarskie oraz rozlicza się w formie ryczałtu (3%), zwrotu wydatków na zakup kasy fiskalnej może ubiegać się jedynie do wysokości kwoty, jaka podlegałaby wpłacie do US.

  1. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT – aby ubiegać się o zwrot wydatków na zakup kasy rejestrującej, muszą złożyć wniosek, w którym zawarte będzie: imię i nazwisko lub nazwa przedsiębiorcy, adres, NIP.

Do pisma należy również dołączyć załączniki:

  • zawierające dane serwisu, który dokonał fiskalizacji kasy,

  • dokument potwierdzający zakup kasy oraz wpłatę całej sumy,

  • numer rachunku, na który ma zostać przelana kwota zwrotu za zakup kasy fiskalnej.

Jeśli podatnik wykonuje usługi taksówkarskie, wniosek powinien dodatkowo zawierać numer licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką i numer rejestracyjny i boczny taksówki, w której zainstalowano kasę rejestrującą oraz załącznik zawierający fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą oraz zintegrowanego w jednej obudowie z kasą rejestrującą.

 

 

 

Wnioski potrzbne do rejestracji kasy fisklanej i wnioseki o zwrot wydatków na jej zakup znajdują się na naszej stronie: http://biuro-batax.pl/strefa-klienta/druki-do-pobrania/ – Druki – inne

 

 

Biuro Rachunkowe BATAX Barbara Kątnik - Dąbrowa Górnicza