Akta osobowe pracowników od 2019 - Biuro Rachunkowe BaTAX Dąbrowa Górnicza

Zgodnie z obowiązującym od 2019 roku rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej osoba zatrudniająca pracowników zobowiązana jest archiwizować dokumenty dotyczące:

ubiegania się o pracę;
nawiązania stosunku pracy;
przebiegu stosunku pracy;
zakończenia stosunku pracy;
odpowiedzialności porządkowej;
ewidencji czasu pracy, w tym: różne wnioski pracownika (dotyczące np. udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, korzystania z uprawnienia z art. 188 Kodeksu pracy, stosowania nietypowych rozkładów czasu pracy), dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych, oddaniem dnia wolnego oraz zgody;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Zmiany dotyczące akt osobowych dotyczą nie tylko struktury teczek pracowników, lecz także dokumentów, jakie przechowywać należy w aktach. Od 2019 roku akta będą podzielona na cztery, a nie jak dotychczas trzy części. W dodatkowej części D należy gromadzić dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych mówią, że w poszczególnych częściach teczki pracownika powinny się znaleźć:

Część A – ubieganie się o zatrudnienie:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;
potwierdzenie poinformowania pracownika:
o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy);
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C – zakończenie zatrudnienia

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
kopię wydanego świadectwa pracy;
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D – odpowiedzialność porządkowa

dokumenty takie jak odpisy zawiadomień o ukaraniu;
inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Nowe asady prowadzenia akt osobowych umożliwiają przechowywanie dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej bądź elektronicznej. Obowiązek przechowywania teczek w wersji elektronicznej wynosi 10 lat. Jeśli pracodawca pozostanie jednak przy wersji tradycyjnej, w dalszym ciągu zobligowany będzie do archiwizacji dokumentów przez okres 50 lat.

Aby jednak skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt, należy złożyć w ZUS-ie odpowiednie dokumenty, czyli:

przekazać oświadczenie (ZUS OSW),
złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).

Co ważne, dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt osobowych się nie zmienia i w dalszym ciągu należy archiwizować je przez 50 lat.

Zgodnie z obowiązującym od 2019 roku rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej osoba zatrudniająca pracowników zobowiązana jest archiwizować dokumenty dotyczące:

ubiegania się o pracę;

nawiązania stosunku pracy;

przebiegu stosunku pracy;

zakończenia stosunku pracy;

odpowiedzialności porządkowej;

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;

kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Nowe zasady prowadzenia akt osobowych mówią, że w poszczególnych częściach teczki pracownika powinny się znaleźć:

Część A – ubieganie się o zatrudnienie:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia:

oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy;

umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków;

zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy określonego w umowie o pracę;

dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych;

potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,

z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,

z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

potwierdzenie poinformowania pracownika:

o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,

o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,

o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;

dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;

dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się;

dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu;

dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego;

oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem;

dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego;

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy);

umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy;

wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;

dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;

dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część C – zakończenie zatrudnienia

oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy;

dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;

kopię wydanego świadectwa pracy;

potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;

umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę;

skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy).

Część D – odpowiedzialność porządkowa

dokumenty takie jak odpisy zawiadomień o ukaraniu;

inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Aby jednak skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt, należy złożyć w ZUS-ie odpowiednie dokumenty, czyli:

przekazać oświadczenie (ZUS OSW),

złożyć raport informacyjny (ZUS RIA).

Co ważne, dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt osobowych się nie zmienia i w dalszym ciągu należy archiwizować je przez 50 lat.